Der Support meldet sich erst am zweiten Tag. Niemand kann erklären, warum der Server so eingerichtet ist, wie er eingerichtet ist. Und die Rechnung steigt jedes Jahr, ohne dass sich spürbar etwas verbessert. Irgendwann steht die Frage im Raum, ob man den IT-Dienstleister wechseln sollte.
Die technische Seite ist dabei selten das Problem. Was bei einem Wechsel schiefgeht, geht fast immer bei der Übergabe schief: fehlende Zugänge, Lizenzen, die auf den alten Anbieter laufen, und eine Dokumentation, die es nie gab. Dieser Beitrag beschreibt, wie ein geordneter Wechsel abläuft und worauf Sie achten sollten, bevor Sie kündigen.
Ein geordneter Wechsel des IT-Dienstleisters dauert in der Regel vier bis acht Wochen. Der kritische Punkt ist nicht die Technik, sondern die vollständige Herausgabe von Zugängen, Lizenzen und Dokumentation. Kündigen Sie deshalb erst, wenn Sie wissen, was Sie zurückbekommen müssen, und wenn der neue Partner die Übergabe begleiten kann. Wer in umgekehrter Reihenfolge vorgeht, verhandelt aus der schwächeren Position.
Eine schlechte Woche ist noch kein Grund, den Dienstleister zu wechseln. Ein Wechsel kostet Zeit, bindet interne Kapazität und bringt für einige Wochen Unruhe in den Betrieb. Er lohnt sich, wenn die Probleme strukturell sind – nicht, wenn ein einzelner Ticketverlauf unglücklich lief.
Diese Anzeichen sprechen erfahrungsgemäß für einen strukturellen Wechselgrund:
Eine Gegenprobe lohnt sich trotzdem: Manchmal liegt das Problem nicht am Dienstleister, sondern am Vertrag. Wer eine reine Störungsbehebung nach Aufwand beauftragt hat, bekommt keine vorausschauende Betreuung – das ist kein Versäumnis, sondern schlicht nicht bestellt. In diesem Fall ist ein Gespräch über das Vertragsmodell der günstigere Weg als ein kompletter Wechsel.
Das BSI empfiehlt in seinem IT-Grundschutz-Baustein zum Outsourcing darüber hinaus, die geordnete Beendigung eines Dienstleistungsverhältnisses bereits im Vertrag zu regeln – für den geplanten wie für den ungeplanten Fall. Ziel ist, dass die Geschäftstätigkeit beim Wechsel nicht beeinträchtigt wird, dass der Kunde alle Informationen und Daten zurückerhält und dass der Dienstleister seine Bestände danach sicher löscht. Wenn Sie ohnehin gerade Verträge anfassen: Genau diese Klausel gehört in den neuen.
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Werden Ihre Lizenzen über das Partnerprogramm des bisherigen Dienstleisters abgerechnet, lassen sie sich nicht einfach mitnehmen. Eine Übertragung an einen anderen Partner setzt voraus, dass der abgebende Partner ihr aktiv zustimmt – Microsoft übergeht diese Zustimmung nicht. Hinzu kommen feste Abonnementlaufzeiten. Planen Sie diesen Punkt früh ein, im ungünstigen Fall bestimmt er den Wechseltermin.
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Und ein Nebeneffekt, der oft unterschätzt wird: Eine saubere Übernahme ist gleichzeitig die gründlichste Bestandsaufnahme, die Ihre IT seit Jahren erlebt hat. Was dabei ans Licht kommt – nicht getestete Backups, veraltete Systeme, Zugänge längst ausgeschiedener Mitarbeiter – ist für viele Betriebe der eigentliche Gewinn des Wechsels.
Bevor Sie irgendetwas kündigen: eine strukturierte Bestandsaufnahme Ihrer Systeme, Verträge und Zugänge. Sie kostet wenig Zeit, schafft Verhandlungsposition und ist die Grundlage für jedes belastbare Angebot. Wenn dabei herauskommt, dass der bisherige Partner besser ist als gedacht, haben Sie ebenfalls etwas gewonnen.
Wie wir eine solche Bestandsaufnahme durchführen, lesen Sie hier: [Link → IT-Bestandsaufnahme]
